Аутсорсинг офисной печати

MPS аутсорсинг печати

Затраты на офисную печать не всегда очевидны. Они состоят из видимых прямых затрат и скрытых косвенных расходов. И если прямые затраты на само оборудование, его ремонт, картриджи и бумагу для многих очевидны, то косвенные траты часто не учитываются. Для больших компаний и крупных госструктур очень важен контроль над расходами на документооборот компании. Такой контроль и оптимизация расходов на печать и сервисное обслуживание оргтехники позволяет сэкономить до 30 % бюджета на офисную печать. По данным IDC, на печать расходуется около 6% от оборота компании — поэтому экономия оказывается значительной.

Аутсорсинг офисной печати позволяет решить проблемы сбоев при печати и повысить качество печати без необходимости содержать штат специалистов по обслуживанию копировальной техники и печатных устройств. Компания-аутсорсер, которая содержит своих профессиональных сотрудников, решит проблемы, связанные с работой техники, избавив клиента от необходимости тратить время на посторонние задачи.

Аутсорсинг офисной печати — это передача управления печатной техникой и сопутствующими бизнес-процессами профильной компании «Офис партнер», специализирующейся в этой области.

Аутсорсинг офисной печати — это создание точек роста для любой организации, которая заинтересована в оптимизации своей работы. Доверьте офисную печать профессионалам и сфокусируйтесь на значимых целях, которые помогут вам достичь успеха.

Аутсорсинг офисной печати — это возможность внедрить технологии, с помощью которых наши клиенты сокращают расходы на печать, повышают эффективность работы и получают полный контроль над своей IT-инфраструктурой.

При переходе на aутсорсинг офисной печати Вы получаете

1. Сокращение расходов на документооборот
2. Повышение рентабельности
3. Бесперебойную работу оборудования
3. Отсутствие дополнительных вложений
4. Своевременную и компетентную помощь по вопросам печати и эксплуатации техники
5. Разгрузку IT-специалистов, освобождение сотрудников от нецелевых задач
6. Контроль за целевым использованием техники

Переход на аутсорсинг печати:

1. Сбор данных — аудит парка техники у клиента

2. Разработка предложений по оптимизации процессов печати

3. Согласование с ответственным лицом со стороны Заказчика — руководителем IT-подразделения, представителем финансовых структур, отдела закупки или снабжения, или непосредственно высшим руководством

4. Установка и интеграция печатающей техники в сетевую инфраструктуру, инсталляция необходимого ПО — HP Access Control, NetViewer, TeamViewer, KMnet, Kyocera Job Manager, драйверы, утилиты и вспомогательные программы

5. Старт полного цикла обслуживания оборудования: проведение профилактики и диагностики, замена запчастей, установка расходных материалов

6. Формирование склада подменного оборудования и необходимого запаса расходных материалов и запасных частей

7. Подключение к системе Service Desk (с нашей стороны или со стороны заказчика), техническая поддержка и консультации для пользователей

8. Выставление счёта один раз в месяц и оплата только за фактически напечатанные страницы

Более полную информацию о формировании стоимости отпечатка и особенностях работы по покопийной модели обслуживания можно получить в разделе Покопийное обслуживание.

Подробнее про аудит печати

Наша компания активно работает над проведением аудита парка техники у клиентов. Это поможет и нам, и им иметь полную и объективную картину ситуации в процессах печати. Помимо этого, на основе полученной информации мы разрабатываем программу оптимизации расходов на печать — мы об этом уже много рассказывали, а в дальнейшем расскажем ещё больше.

Какие данные мы собираем?

1. Расстановка устройств по кабинетам и помещениям
2. Количество пользователей у каждого аппарата
3. "Пробег" - показания счётчиков у принтеров и МФУ
4. Технические данные устройств: тип печати, поддерживаемый формат, возможности сетевых подключений
5. Класс используемых "расходников": оригинальные, совместимые или перезаправленные
6. Текущее техническое состояние аппаратов - эту информацию мы сразу же передаём в наш сервисный отдел

Что мы потом с ними делаем?

Разумеется, обрабатываем и анализируем. В процесс вовлечены сотрудники разных отделов "Офис партнера"; в первую очередь, конечно, отдел Покопийного Обслуживания. В зависимости от масштабов организации клиента процесс анализа занимает от двух-трёх рабочих дней до месяца. В результате IT-специалист, руководитель службы снабжения или другое ответственное лицо со стороны заказчика получает полный отчёт о работе своей инфраструктуры, а мы предоставляем ему план оптимизации затрат на печать — как вы уже знаете, в результате расходы сокращаются в среднем на 20%.