MPS для офисной печати

Компания «Офис партнер» приглашает к сотрудничеству бизнес-центры, промышленные и торговые предприятия и предлагает заключить договор на MPS аутсорсинг печати. Вы передаете нам решение всех проблем, связанных с организацией печати, обеспечением расходными материалами, закупкой и рациональным использованием оргтехники.

Когда нужен MPS аутсорсинг печати?

Есть математическая матрица расчетов, по которой видно экономическое обоснование перехода. Если цель — снижение стоимости владения печатным оборудованием, то на этот вопрос можно ответить в рамках расчетной модели.

Возможно цель — освободить рабочее время для новых проектов? Или усилить контроль? Рамки работы и проекта задаёт Заказчик и решение подбирается соответственно задаче.

Бизнес-процесс MPS аутсорсинг печати

Это часть документооборота компании, которая подчиняется стратегии Заказчика и общим тенденциям изменений рынка. Приходят новые технологии — меняется линейка печатного оборудования. Выпускается ПО — идёт внедрение электронного документооборота.

Что получает заказчик

В среднем офисный сотрудник в день распечатывает не менее 50 листов. И не все из них нужны на самом деле. Не менее половины — личные бумаги. Еще часть составляют черновики и документы, распечатанные по ошибке или ненужные в текущий момент времени. Как следствие, руководство не может правильно оценить, сколько же реально потрачено на реализацию того или иного проекта.

 MPS — это:

• Контроль состояния картриджей и оборудования в целом, в том числе в удаленном режиме.
• Своевременные поставки расходных материалов.
• Правильный расчет количества принтеров на кабинет, коридор и т. д.
• Профилактические осмотры, проведение текущего или капитального ремонта оргтехники в соответствии с графиком. В случае выхода принтера из строя предоставляется подменный с аналогичным функционалом.
• Анализ распечаток, сбор информации по отдельным сотрудникам, подразделениям, проектам.
• Управление доступом (по ПИН-коду, карте, с двухуровневой идентификацией и т. д.).
• Равномерное распределение нагрузки на МФУ, перенаправление очередей на свободное оборудование.
• Решение проблем информационной безопасности, передача информации на печать по защищенным каналам связи. 

Но все вышесказанное относится только к технической стороне дела. Managed print service — это целая философия, направленная на снижение стоимости каждого отпечатка. Оплата использования техники производится не хаотично, а постранично. Именно click-контракт упорядочивает работу и отличает MPS от разовых услуг подобного уровня.

Переход на аутсорсинг печати не предполагает, что заказчик должен немедленно избавиться от тех устройств, что у него уже есть. Нет необходимости и сразу переустанавливать ПО на всех компьютерах и ноутбуках. Освобождение от старого парка происходит постепенно, по мере его износа и выхода из строя. Полноценное внедрение MPS происходит в течение года-двух.

Какие возможности дает аутсорсинг печати

Здесь можно и нужно говорить сразу о нескольких приоритетных направлениях:

• Установление контроля над эксплуатационными расходами. Больше не придется тратить до 15% от операционной прибыли на покупку картриджей или бумаги. Не приходится беспокоиться о поддержании минимального запаса расходных материалов.
• Освобождение IT-отдела от несвойственных ему операций, связанных с обслуживанием оргтехники.
• Возможность заниматься решением стратегических вопросов, не отвлекаясь на сиюминутные проблемы, касающиеся, например, необходимости срочно заменить чем-то МФУ в приемной директора.

MPS — это передача на аутсорсинг непрофильных для IT-сферы задач, зачастую парализующих работу всего офиса.

Как строится сотрудничество с каждым клиентом

Все начинается с аудита. Его задача:

• Выявление объемов печати (по устройствам, работникам, подразделениям) и сопоставление с расходами на обслуживание оргтехники.
• Оценка оснащенности персонала необходимым оборудованием, включая ПО для доступа к МФУ.
• Ревизия техники, выявление принтеров, подлежащих модернизации, перемещению в другие отделы, выводу из эксплуатации. 

Математические расчеты

Полученные данные учитываются при составлении экономического обоснования перехода на MPS и коммерческого предложения. Хотите получить более подробную информацию? Заполните заявку на сайте компании и дождитесь звонка консультанта. Вам понравятся открывающиеся перед вами перспективы!