YSoft SafeQ

Печать документов – важная задача для любого офиса. Обеспечение документооборота заключается не только в техническом обслуживании оборудования, но и в использовании инновационных программных решений, призванных повысить безопасность и обеспечить бесперебойный документооборот заданного объема.

Аутсорсинг печати позволяет заметно снизить нагрузку IT-специалистов предприятия, направить их на решение профильных задач. За счет высокой эффективности используемых технических и программных решений наши клиенты получают возможность сэкономить от 30 до 50% затрат на печать, сканирование документации.

Программный продукт YSoft SafeQ предназначен для использования в корпоративной печати для обеспечения взаимосвязи печатающих устройств, увеличения их функциональности. Есть и соответствующее приложение для смартфонов YSoft SAFEQ Mobile Terminal App.

Основные функции

За счет высокой функциональности данного программного решения с его помощью можно:

• Автоматизировать процесс сканирования.
• Обеспечить контроль заданий печати.
• Надежно зашифровать важные файлы.
• Настроить групповые и персональные политики доступа к печатающим устройствам.
• Выполнять печать с мобильных устройств.
• Вести учет напечатанных заданий по пользователям.

Приложение поддерживает аппаратные решения для идентификации пользователей, позволяет собирать биллинговые данные, обладает встроенным конструктором отчетов.

Главные достоинства YSoft SafeQ

Кроме обеспечения безопасности и надежной защиты данных, это приложение позволяет нашим клиентам существенно сэкономить расходы на печать (до 50%), оптимизировать мониторинг, управление печатью, отследить и пресечь злоупотребления со стороны персонала.

Управление

Одно из важнейших достоинств приложения – высокая скорость развертывания, настройки. Этот процесс в большинстве случаев занимает не более пары дней. Управление осуществляется удаленно через специальный веб-интерфейс. Доступ администратора к нему возможен через практически любое устройство способное запустить браузер и обладающее доступом в сеть.

Для каждого сотрудника либо рабочей группы можно задать правила и уровни доступа. Программа предлагает более 20 правил для работников различного уровня. С их помощью можно ограничить некоторые функции печатной техники в соответствии с заданными параметрами.

Для каждого принтера либо МФУ можно ограничить количество печатных страниц и цветную печать, принудительно запускать черно-белую либо двухстороннюю печать. Использование этих функций можно устанавливать в зависимости от должности сотрудника. Например, менеджеру будут доступны практически все функции принтера (в заданных объемах), а бухгалтер сможет использовать только черно-белую печать документов.

Для тех, кто работает со смартфона разработано мобильное приложение YSoft SafeQ Mobile Print.

Безопасность

Один из основных инструментов обеспечения безопасности – надежная идентификация пользователей. Выполняется с помощью установки на печатное устройство специального ПО либо подключения дополнительных терминалов.

Для получения доступа к функциям печати сотруднику необходимо идентифицироваться путем введения пароля либо использования специальной карточки-ключа. Без этого доступ к устройству будет закрыт. Осуществлять идентификацию можно и удаленно, это позволит улучшить взаимодействие между отделениями компании, размещенными в разных городах. Например, отправленный на печать в Петербурге документ может быть напечатан в Екатеринбурге.

Не менее важным для безопасности является обеспечение надежного хранения паролей для идентификации. В самой программе пароли в открытом виде не сохраняются. Секретные комбинации проверяются при помощи MD5-суммы. Даже если злоумышленник сможет проникнуть в систему, взломать MD5-суммы не представляется возможным, для этого нужны запредельные вычислительные мощности.

Мониторинг

Программа предлагает множество функций продвинутого отслеживания и аудита печати, в том числе -  по отдельным заданиям. В их число входят:

1. Простой. В этом случае фиксируются все проводившиеся с устройством операции, данные направляются в общую БД YSoft SafeQ.
2. Онлайн. При таком подходе система в режиме реального времени отслеживает процесс работы устройства, количество отпечатанных страниц. Связь осуществляется через SNMP.
3. Офлайн. Способ используется в ситуации, когда оборудование не поддерживает функцию онлайн-отслеживания. Этот метод позволяет получить информацию о задании на печать сразу после его исполнения.

Также система отслеживает техническое состояние устройств. При любых неполадках либо неисправностях администратор получает сообщение с подробной информацией о поломке.

Отчетность

Вместе с системой мониторинга программное решение обладает продвинутыми возможностями по созданию отчетов. Отчетность можно подавать как по всей компании, так и по отдельным устройствам, сотрудникам, проектам либо любым комбинациям.

Клиенты компании могут получать отчеты по заранее согласованному графику на e-mail либо в согласованную папку на жестком диске. Отчет может быть подготовлен в любом из распространенных форматов, есть полная поддержка диаграмм, графиков и других графических инструментов.

Дополнительный функционал

Кроме обеспечения безопасной и функциональной печати, YSoft SafeQ позволяет оптимизировать процессы сканирования документов. Система позволяет отслеживать и перенаправлять отсканированные файлы сразу на почтовый ящик либо личную папку пользователя. Эти процессы так же, как и печать детально отслеживаются, при необходимости формируются подробные отчеты.

Наши преимущества

Мы предлагаем услуги бесперебойной печати полного цикла. Сотрудники проведут детальный аудит, определят точки роста и предложат варианты оптимизации IT-инфраструктуры клиента.

Наша основная цель – помочь заказчику успешно решить поставленные бизнес-задачи с максимальной эффективностью. Поэтому мы не ограничиваемся только техподдержкой и сервисом, а стремимся комплексно модернизировать инфраструктуру клиента, интегрировать в нее бизнес-процессы и предоставить лучшие решения для поставленных задач.