MyQ: печать под контролем
Стандартный офис — это сотни сотрудников и десятки принтеров, сканеров и МФУ. Это бесконечные закупки ящиков бумаги и жалобы от сотрудников, что тонера хватило ровно на половину отчета. Постоянно приходится вызывать программистов и перенастраивать драйвера.
А еще кто-то регулярно печатает личные документы или допускает утечки важных материалов. Нет возможности полноценно оценить расходы на тот или иной проект. Часть принтеров простаивает, другая работает без перерыва.
Как решить все перечисленные проблемы? Достаточно просто. Обращайтесь в компанию «Офис партнер» и заказывайте систему контроля MyQ.
Почему важно контролировать процессы печати
Ранее уже говорилось о завышенных расходах на содержание принтеров. Но этим проблемы офисных работников и их руководителей не ограничиваются. Назовем еще несколько:
-
менеджер отправил отчет на принтер, но не успел забрать. Документ попал в другой отдел, а там его просто положили в черновики, не проверив содержимое;
-
бухгалтеры и снабженцы пользуются одними МФУ. Неизбежное следствие — конфиденциальная информация, например, сведения о начисленной зарплате попадает к посторонним. Возникают конфликты, заканчивающиеся увольнением ценных кадров;
-
в кабинетах стоят принтеры, но их не получается полноценно использовать. Причина — программное обеспечение несовместимо с большинством рабочих станций;
-
сотрудники тайно или открыто печатают не рабочие документы, а рецепты, фото понравившихся машин и т. д. И выбирают для этого не черно-белые, а цветные принтеры.
Можно назвать еще с десяток причин, почему нужно не просто покупать более производительные принтеры, а менять полностью систему печати. В противном случае руководство так и будет списывать на ее обслуживание до 6–10% от всей полученной прибыли.
Далее речь пойдет о сервисе МайКью. Этот программно-аппаратный комплекс позволяет не только сократить расходы на обслуживание печатающих устройств, но и проверять, чем занимаются работники в рабочее время. Как показывает практика, только сообщения о внедрении программы контроля достаточно, чтобы затраты на покупку бумаги и тонера снизились на 20% и более.
Программа MyQ: основные моменты
Теперь расскажем, что же представляет собой предлагаемый комплекс. В его составе выделяют модули: печати и сервисный.
Модуль распечаток позволяет:
-
За счет функции Follow me направлять документ на любой принтер вне зависимости от того, где он находится.
-
Организовать взаимодействие с МФУ любых производителей. Не приходится устанавливать на ПК дополнительное программное обеспечение, беспокоиться о наличии драйверов.
-
Учитывать затраты не только по подразделениям, но и по отдельным сотрудникам, проектам, рабочим местам. Предусмотрено свыше 80 форматов отчетности. Всегда можно выбрать подходящий с учетом потребностей конкретного клиента.
-
Сканировать в упрощенном варианте. Документ пересылается на e-mail указанного сотрудника.
-
Вводить квоты на распечатки для отделов, кабинетов, работников подразделений.
Теперь рассмотрим, какие же функции предоставляет сервисный модуль. С его помощью можно:
-
Контролировать расход бумаги, картриджей, тонера. Можно настроить автоматический заказ при достижении минимального заданного значения.
-
Определять проблемы, например, выход из строя роликов подачи. Информация автоматически пересылается обслуживающему инженеру или в сервисный центр. В ней обозначается тип принтера, конкретная деталь, подлежащая замене или ремонту.
-
Учитывать покликовые контракты по аутсорсинговым проектам.
Необходимо отметить, что интерфейс «разговаривает» с пользователями на 32-х языках (все европейские, русский, казахский, китайский и японский).
Программа MyQ: доступные модификации
Компания-разработчик предлагает два основных варианта контроля печати и копирования: Business и Business PRO. Первый подойдет организациям, не ведущим учет по отдельным проектам.
При помощи версии Business можно:
-
вводить одно- или двухуровневую аутентификацию пользователей (через пароли, PIN-коды или ID-карты). Пока сотрудник не предоставил нужные данные, доступ к оргтехнике для него будет закрыт;
-
автоматически выявлять свободный принтер для перенаправления задания;
-
управлять очередями, принудительно исключать те или иные листы;
-
получать доступ к принтерам и МФУ через терминалы или в удаленном формате. Предусмотрена опциональная поддержка HTTPS при помощи SSL;
-
формировать отчеты различных уровней детализации, в том числе по использованию оборудования, расходу бумаги;
-
печатать конфиденциальную информацию по запросу.
Версия Business PRO позволяет:
-
вводить квоты на цветные отпечатки;
-
контролировать не только количество копий, но и расход тонера на каждую;
-
отправлять проекты договоров на распечатку с электронной почты, в том числе с мобильных устройств;
-
просматривать задания от пользователей.
Выбрать конкретный вариант программы контроля печати и копирования помогут специалисты «Офис партнер» после детального аудита оргтехники, находящейся в распоряжении заказчика, наиболее частых заданий, распределения количества отпечатков по отделам и подразделениям.
Почему следует выбирать именно MyQ
Программно-аппаратные комплексы управления распечатками предлагают многие производители техники. Но MyQ выгодно выделяется на их фоне. Например, больше нет зависимости от конкретного программного обеспечения, совместимости драйверов. Все они заменяются на один унифицированный. Он позволяет работать с оборудованием вне зависимости от его марки и года выпуска. Принтеры, купленные десять лет назад и в прошлом месяце, будут функционировать одинаково эффективно.
На этом преимущества сервиса не исчерпаны. Благодаря МайКью:
-
снижается вероятность утечки коммерческой тайны. После внедрения сотрудники больше не забывают про важные документы. Теперь можно без проблем установить, кто оставил в принтере протокол совещания или письмо деловому партнеру;
-
появляется возможность составлять профиль по характеру распечаток для каждого сотрудника. Все действия в рамках рабочего дня анализируются. Если появляются нестандартные операции, информация передается руководителю или системному администратору. Одновременно интерфейс для бухгалтера или менеджера настраивается именно с учетом типовых действий;
-
можно проверять, когда сотрудники наиболее активны в части распечаток. Это позволяет перестраивать работу над проектами так, чтобы работники не проводили часы в очереди у принтеров;
-
повышается общая работоспособность оргтехники. Вышел из строя один принтер? Задания будут автоматически перераспределены между оставшимися, а соответствующее сообщение пересылается в IT-отдел. Сотрудники не смогут ссылаться на невозможность распечатать документ, столь нужный директору именно сейчас;
-
сокращаются расходы на закупку бумаги, картриджей. Для проведения полноценного анализа достаточно двух-трех месяцев.
Дополнительно предусмотрена рассылка уведомлений. Сервис не просто выбирает свободный принтер для пересылки задания, но и сообщает об этом пользователю. Нет необходимости обходить все кабинеты в поисках нужного листа, тратя непроизводительно рабочее время. При этом учитывается производительность техники. Больше не придется ремонтировать маломощные настольные модификации, в то время как простаивают модели, рассчитанные на распечатку сотен листов в час.
Не стоит забывать и о том, что в МайКью предусмотрено лицензирование. Но оно затрагивает не конечных пользователей, а непосредственно печатающие устройства. Всегда можно выбрать подходящий вариант, учитывающий не только текущие потребности компании, но и ее планы на ближайшие год или пять.
Где купить MyQ?
Компания «Офис партнер» предлагает заказать и купить не только коробочные решения в части контроля печати, но и полный спектр услуг, связанных с подготовкой IT-инфраструктуры, уже имеющейся у заказчика. В ряде ситуаций требуется перенастройка серверов и рабочих станций под новые системные требования. Если их не соблюсти, желаемого эффекта не будет. Результатом станет только разочарование и сожаление о потраченных деньгах.
Представительства «Офис партнер» работают в большинстве регионов России. По вашей заявке специалисты проверят состояние ЛВС, уточнят, какие узлы подлежат замене или модернизации. В ряде ситуаций требуется перестановка имеющихся принтеров или закупка дополнительных, если в приоритете — рациональное использование рабочего времени.
Только после полного аудита IT-инфраструктуры мы предлагаем оптимальный вариант программы управления. Наши сотрудники выполняют установку, настройку, тестирование, в том числе в условиях повышенной нагрузки, обучение персонала компании-заказчика.
Если в этом есть необходимость, мы возьмем на себя обслуживание вашей оргтехники. Тип сотрудничества выбираете вы: покопийное, абонентское и т. д.
