HP Access Control (HPAC)

Изучением вопросов печати документов занимаются самые разные аналитические структуры. В частности, ВЦИОМ подсчитал, что большая часть сотрудников как государственных, так и частных компаний ежедневно распечатывает до 50 листов. При этом сотрудники редко думают о том, чтобы экономить бумагу, использовать двустороннюю печать. А многие просто не идут забирать отпечатки, если потребность в них отпала по разным причинам, и место эти отпечатки находят в мусорной корзине.

Если работники офисов и бухгалтерии считают данную проблему несущественной, то для руководителей различных рангов, финансовых директоров она может стать значительной. Деньги тратятся не только на покупку бумаги и картриджей, но и на оплату электроэнергии, выплату зарплаты IT-специалистов, занятых обслуживанием принтеров и МФУ.

Еще одна проблема — возможность хищения конфиденциальной информации. В самом простом случае кто-то случайно забирает чужой лист из принтера. В более сложных ситуациях перехватываются данные, передаваемые по каналам связи между ПК и принтером и МФУ.

Решений у перечисленных проблем много. Можно проводить аудит печати, проверять, кто из сотрудников и что отправляет на принтер. Еще один вариант — создание моновендорного парка техники. Если в ЛВС включены принтеры и МФУ одного производителя, облегчаются процессы обслуживания и настройки оборудования. В качестве дополнения можно использовать специализированные комплексы, например, HP Access Control.

Возможности HP Access Control

Основное предназначение системы — контроль работы принтеров и МФУ. Помимо этого, комплекс позволяет собирать данные о пользователях и документах, отправленных ими на печать. Аппаратный модуль предназначен для идентификации пользователей. Каждый авторизованный сотрудник получает персональную карту, PIN-код или набор пароль/логин. Только при их предъявлении система позволяет распечатать нужный документ, повышая общую информационную безопасность компании.

Серверная часть комплекса отвечает за ведение очереди, перенаправление документов на свободный принтер с учетом требований к качеству отпечатка, приоритетов и т. д. Программную часть надлежит устанавливать как на сервере, так и непосредственно на принтерах и МФУ.

Приобрести HP Access Control можно в двух версиях:

• Express. Одно устройство проводит обработку данных от 50 сотрудников. Печать выполняется по запросу, в том числе по QR-коду с мобильных устройств. Ведется учет заданий в разрезе сотрудников и оборудования. Печать — авторизованная после аутентификации.
• Enterprise. Поддерживается управление техникой от разных вендоров. Это относится как к принтерам, так и к ПК. Есть возможность не просто контролировать, кто из сотрудников, что печатает, но и проверять содержание документов.

Версия Express ориентирована на небольшие предприятия с простой ЛВС и одним сервером. Enterprise выбирают предприятия с разветвленной сетью подразделений и филиалов, сотрудниками, работающими с удаленным доступом. В любом случае пресекается несанкционированная печать, сотрудники более рачительно относятся к отпечаткам, не оставляя их в принтере.

Основные модули HP AC

В HP Access Control можно выделить несколько основных модулей:

• HP AC Secure Pull Printing или печать по требованию. Сотрудник компании формирует документ и отправляет его на печать, пройдя аутентификацию установленным образом. Благодаря этому модулю появляется возможность быстро установить, от кого поступил документ на печать. Сокращаются очереди и количество невостребованных отпечатков. Сотрудник не будет лишний раз проходить регистрацию, если нужную информацию можно просмотреть на экране компьютера. Если же работник решится делегировать свои полномочия коллеге, он будет нести ответственность за содержимое распечатанного документа.
• HP AC Secure Authentication. Инсталляция данного модуля предполагает, что печать, сканирование, отправка документа по электронной почте возможны только после указания специального кода PIC, состоящего из букв и цифр. Возможна замена на личный идентификационный номер PIN. Этот же модуль позволяет направлять на печать документы со смартфона при наличии функции NFC.
• HP AC Proximity Card Readers. Для аутентификации пользователей используются специальные карты. Их тип определяется непосредственно компанией-работодателем. Установка картридера позволяет сократить очереди сотрудников перед принтером, так как не приходится тратить время на введение кодов.
• HP AC Mobile Release. При наличии этого модуля пользователи могут направлять на печать договоры, контракты, соглашения напрямую со смартфонов или планшетных ПК. Главное условие — все устройства должны использовать ту же WI-FI сеть, что и сервер.
• HP AC Job Accounting Reporting Tool. Этот модуль полезен руководителям как подразделений, так и всей компании. В формате PDF формируются отчеты с данными об активности каждого отдельного сотрудника, количеству документов, отправленных на печать, в том числе в цветном варианте. Можно отслеживать, что печатают сотрудники, не ограничивается ли их деятельность поиском рецептов в интернете. Если же нужно проверить данные о работе конкретного принтера или МФО, целесообразно подключить модуль HP AC Device Analyze.

Помимо этого, в HP AC предусмотрены модули, позволяющие настраивать правила работы для пользователей. Они могут распространяться на устройства, решаемые задачи или непосредственно сотрудников. Например, в нерабочие часы принтеры можно полностью блокировать.

Как установить HP Access Control?

Если вы хотите держать под контролем процессы печати, обращайтесь в компанию «Офис партнер». Мы занимаемся настройкой и аудитом печати с 2004 года. Сотрудничество с каждым клиентом начинается с тщательного изучения имеющейся IT-инфраструктуры, разработки оптимальной схемы использования принтеров, сканеров и МФУ.

Мы подбираем оптимальный вариант HP Access Control и проводим инсталляцию на объекте. Вы получаете систему, подготовленную к эксплуатации. Приятным бонусом станет существенная экономия на покупке бумаги, картриджей, оплате счетов за электроэнергию. Да и повышение информационной безопасности вам обязательно понравится.