Аутсорсинг печати: как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

Аутсорсинг печатных процессов. аутсорсинг офисной печати (покопийное обслуживание)

Аутсорсинг офисной печати
Покопийное обслуживание

Аренда оргтехники

Согласно исследованиям Hewelett-Packard, среднестатистическая компания тратит на печать в среднем 6% своей прибыли. На первый взгляд кажется, что это мизерная сумма. А что, если представить себе организацию, которая зарабатывает 10 млрд долларов в год? В таком случае средние расходы на печать вполне могут составить 600 млн. долларов Такая сумма более чем значительна для любой организации, даже самой обеспеченной.
Одним из наиболее надежных средств оптимизации расходов на печать и бумажную работу вообще является аутсорсинг  офисной печати (покопийное обслуживание).

В последнее время в России для крупных компаний практика аутсорсинга набирает стремительные темпы. Не является исключением и передача на обслуживание процессов печати организации в стороннюю компанию.
Расходы на печать очень часто даже не попадают в структуру ИТ-бюджетов, поскольку затраты на покупку расходных материалов для печатной техники в крупных компаниях иногда буквальноразделены между другими подразделениями и относятся к операционным расходам этих подразделений.

Например:     бумагу и расходные материалы закупает офис-менеджер,     печатающую технику закупает IT-отдел,

Более того, в каждом городе/филиале это могут быть свои отделы в одной крупной компании, и десятки людей дублируют работу друг друга.
До определенного момента компания просто не сознает, сколько денег реально уходит на обслуживание принтеров и МФУ

Аутсорсинг офисной печати.

Аутсорсинг офисной печати (он же «покопийное обслуживание», он же «MPS — Managed Print Service») представляет собой комплексное обслуживание печатающей техники, при котором клиент оплачивает только отдельно напечатанную копию/страницу. Под копией стоит понимать одну страницу формата А4, которая является фактическим результатом работы аппарата: распечатанная на принтере, полученная по факсу, скопированная при помощи копира и т. д. (если вы напечатали с двух сторон листа, это будут уже две копии).
На всех новых моделях печатающей техники (копирах, принтерах, МФУ) установлен счетчик производимых копий..
Существует два способа снятия показаний счетчиков: ручной и автоматический. При ручном методе просто распечатывается страница конфигурации печатающего аппарата.
Второй вариант: различный софт для мониторинга принтеров (PrintMonitor, PaperCut, Printer Activity Monitor и многие другие). Все эти программы показывают количество напечатанных листов, количество чернил/тонера в картридже, примерный срок замены картриджа.
Внедрение в организации аутсорсинга печати – качественно новый уровень учета процессов печати.
Покопийные контракты заключаются с конкретным соглашением об уровне услуг (SLA), где четко прописывается время реакции поставщика, сроки выполнения работ и устранения проблем.
Вас больше не интересуют количественные характеристики картриджа – сколько копий он отпечатал. При использовании заправленных и совместимых расходных материалов ресурс картриджа нестабилен и непредсказуем, поэтому он в большинстве случаев не допечатывает заявленное количество отпечатков.
При таком формате обслуживания вы можете вместе с поставщиком зафиксировать качество печати, которое должно получаться на выходе.

При таком подходе фигурируют и описательные и количественные характеристики. Появляется возможность не только грамотно настроить процессы печати внутри организации, но и всесторонне и всеобъемлюще оценить работу своего поставщика.

Сокращение расходов в первую очередь достигается благодаря оптимизации печатающего парка техники за счет его консолидации – локальные аппараты заменяются теми принтерами и МФУ с высокой производительностью, которые имеют более низкую стоимость отпечатка. С консолидацией прямо связаны и такие факторы, как сокращение времени простоя единицы оборудования и снижение энергозатрат. Сюда же можно отнести унификацию оборудования.
Там, где это возможно, ставятся картриджи с большим объемом.

Если клиент хочет приобрести новую технику, то он получает ее в аренду или в лизинг. Таким образом на заказчика не ложатся первоначальные затраты на закупку и налоговые отчисления на основные средства. Цена за новый аппарат будет включена в копию.
В результате происходит высвобождения ресурсов ИТ-отдела и переключение его на задачи более «интеллектуальные», чем замена картриджа в принтере.

01.10.2018