Кейс: экономия 1,8 млн. рублей на печати в год для компании в сфере консалтинга и недвижимости

Отрасль компании: консалтинг / оценка недвижимости / разработка проектной документации
Город: Москва
Количество единиц техники: 30 → 2
Тип проекта: аутсорсинг печати по покопийной модели, установка нового оборудования

Заказчик сталкивается с задачами по большим объёмам печати в цвете: разработка документации для проектов требует полноцветной печати на формате А3, в зависимости от проекта — с большим количеством копий . Обычные офисные устройства малого класса быстро выходят из строя. В отсутствие постоянного подрядчика по обслуживанию оргтехники сотрудники были вынуждены постоянно вызывать мастера для ремонта принтеров — каждый раз для этого приходилось искать новую сервисную организацию или доступного специалиста.

На состоянии техники сказывалось использование совместимых картриджей, а также заправка картриджей: неоригинальные расходные материалы перезаправлялись по несколько раз, в результате снижалось и качество печати, и ресурс самого оборудования. В случае с цветным оборудованием это критически важно.

В случае возникновения критичных поломок принималось решение не восстанавливать работоспособность устройства, а закупать новую технику — причём аналогичную прежней: модели малого класса, рассчитанные на применение в небольших рабочих группах и в условиях низких нагрузок. Так в парке печатающего оборудования организации накопилось множество устройств, которые в результате профессионального ремонта могли бы продолжать работать, но вместо этого просто занимали место в офисе.

Учитывая нехватку достаточного количества IT-специалистов в штате организации, сотрудники заказчика оказывались вынуждены самостоятельно решать возникающие проблемы — подбирать подрядчиков, искать картриджи в интернет-магазинах, выбирать модели устройств на замену выбывшим из строя принтерам. Общение с операторами колл-центров отнимало время сотрудников, в результате основные бизнес-процессы заказчика тормозились.

Нагрузка на бухгалтерию постоянно возрастала соответственно повышению объемов печати. Приобретение новых принтеров, закупка картриджей, услуги по заправке, ремонтные работы — всё это выполнялось разными контрагентами в различное время, по каждой позиции выставлялись отдельные счета и формировались другие документы, в связи с чем вести учёт было значительно сложнее, чем даже при сопровождении основных направлений деятельности компании.

После первичного аудита офисной печати мы предложили отказаться от дальнейшей эксплуатации имевшейся на тот момент техники: это было порядка 30 принтеров и МФУ от разных вендоров, в различном техническом состоянии — от более-менее работоспособных устройств до непригодных к печати устаревших моделей с критичными поломками.

Вместо этого «зоопарка» мы предложили установить всего 2 многофункциональных устройства от HP: модели Color LaserJet E87640 и Color LaserJet E77830. Это быстрые и «выносливые» лазерные МФУ для печати на форматах А3 и А4, поддерживающие современные коммуникационные возможности (не только USB, но и Ethernet, дополнительно Wi-Fi). Учитывая специфику отрасли, организации важно иметь доступ к цветной печати в формате А3: таковы требования по проектным материалам. Заказчик принял решение взять аппараты в аренду.
 

HP Color LaserJet E87640	HP Color LaserJet E77830

Помимо предложений по оборудованию, мы перевели организацию заказчика на покопийное обслуживание: теперь всё обслуживание печати оформляется одним счётом в месяц с оплатой по фактически напечатанным страницам за полный комплекс услуг — от консультаций персонального менеджера и удалённой технической поддержки до предоставления картриджей, ремонтных работ любой сложности, а также в стоимость отпечатка мы включили арендную ставку за устройства.